Co przysługuje pracownikowi podczas zagranicznej podróży służbowej?

Co przysługuje pracownikowi podczas zagranicznej podróży służbowej?

W czasach globalizacji, członkostwa Polski w Unii Europejskiej oraz wzrostu znaczenia międzynarodowej wymiany handlowej pracodawcy coraz częściej wysyłają pracowników w zagraniczne podróże służbowe. Jakie uprawnienia ma pracownik w związku z taką podróżą? W niniejszym artykule postaram się odpowiedzieć na to pytanie.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów:
    1. przejazdów,
    2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3. noclegów
    4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W wypadku pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalenia omawianych należności reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W wypadku pracowników zatrudnionych u pozostałych pracodawców kwestia opisywanych należności powinna być ustalona w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Gdy dokumenty te nie zawierają opisywanych regulacji lub gdy są one mniej korzystne dla pracownika niż wynikające z rozporządzenia, wówczas stosuje się je również do pracowników niezatrudnionych w sferze budżetowej.

Agri Food - Podróże służbowe
Agri Food – Podróże służbowe

Zwrot kosztów przejazdów

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Środek transportu określa pracodawca. W wypadku wyrażenia przez niego zgody na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje  zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie kształtują się one w następujący sposób: dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł, dla motocykla – 0,2302 zł, dla motoroweru – 0,1382 zł.

Dieta

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży określonej w załączniku do rozporządzenia ministra pracy. Przykładowo w wypadku Francji jest to kwota 50 euro za dobę, Niemiec – 49 euro, a Rosji – 48 euro. Należność z tytułu diet oblicza się w taki sposób, że za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę – do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – 50% diety, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jednakże jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie przysługuje mu 25% diety wyliczonej zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Jeśli pracownikowi zapewniono poszczególne posiłki dietę zmniejsza się według następujących zasad: śniadanie – o 15% diety, obiad – o 30% diety, kolacja – o 30% diety.

Nocleg

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje, o ile nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu, zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nie wyższej jednak niż określonej dla każdego państwa w załączniku do rozporządzenia ministra pracy. Przykładowo w wypadku Francji kwota limitu na nocleg wynosi 180 euro, Niemiec – 150 euro, a Rosji – 200 euro. Zwrot kosztów może być dokonany w kwocie wyższej niż ustalony limit w uzasadnionych wypadkach i za zgodą pracodawcy. Zachowanie rachunku jest dla pracownika bardzo istotne, bowiem w wypadku jego nieprzedłożenia przysługuje mu jedynie ryczałt w wysokości 25% limitu.

Koszty dojazdu z i do dworca

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W wypadku ponoszenia przez pracownia kosztów dojazdu tylko w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Ryczałty związane z dojazdami nie przysługują gdy pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Koszty leczenia

W przypadku choroby pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Następuje on ze środków pracodawcy. Wyjątkiem są świadczenia gwarantowane udzielane na terenie UE zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.